Como justificar que la mercancía o el servicio fueron entregados.

Nunca se debe caer en la omisión de tener un justificante que demuestre que la entrega de nuestra mercancía o la realización de un servicio fue hecho. En ocasiones, si se presenta la factura en el momento en que se hace la entrega o el servicio, hay quien comete el error de no hacer firmar el justificante de entrega.

En el caso de entregas de mercancía, el documento que puede demostrar que esta fue recibida de conformidad, es el “albarán de entrega”. Este documento debe contener los datos del destinatario de la mercancía (el comprador), la fecha en que se realiza la salida, el detalle de las diferentes mercancías entregadas y las unidades de cada una de ellas, como mínimo.

Si en lugar de mercancías estuviéramos prestando un servicio, este documento se denominaría “parte de trabajo o servicio”. Igual que en el caso del albarán, incluirá los datos del consignatario de la mercancía, la fecha en que se presta el servicio, la descripción de los trabajos realizados, horas de trabajo (si facturamos por horas), y detalle de materiales empleados si fueran necesarios.

Muy importante que este documento esté correctamente conformado por el receptor del servicio o la mercancía. De lo contrario, no tendrá validez ninguna, y jamás se podrá demostrar que la entrega fuer realizada.

No basta con que alguien estampe su firma (a veces un simple garabato) en el documento. La persona que recepciona la mercancía o el servicio, además de su firma, debe identificarse indicando claramente su nombre y apellidos, el cargo que ocupa en la empresa (socio, empleado, encargado, etc.), su D.N.I. y el sello de la empresa.

La omisión de cualquiera de estos datos, no invalida el documento, aunque si le quita fuerza ante una posible reclamación si surge una controversia referente a la mercancía o servicio entregados, o incluso si se produjera el impago y tuviéramos que tomar acciones legales para reclamarlo.

En caso de que la entrega de mercancía se realice a través de una agencia de transporte independiente, debemos exigir a esta que nos firme un documento como que retira la mercancía, así como otro donde justifique la conformidad de la entrega por el destinatario.